Contexto
En una organización global como Naturgy, el intercambio de información sensible forma parte del día a día: entre equipos internos, con proveedores, con clientes y con organismos reguladores. Este volumen de documentación, combinado con nuevos requisitos de cumplimiento normativo y ciberseguridad, exige contar con canales de transferencia segura que ofrezcan control, trazabilidad y protección extremo a extremo.
En este contexto, Naturgy identificó la necesidad de reforzar la seguridad en el envío y recepción de archivos, reduciendo su exposición a riesgos operativos, Shadow IT y posibles incumplimientos regulatorios.
Situación inicial: uso de canales no corporativos
Tras una auditoría interna, Naturgy detectó que parte del intercambio de archivos se realizaba fuera de los canales corporativos establecidos, mediante herramientas no autorizadas y servicios de almacenamiento públicos. Esto tenía un impacto directo en:
- El control sobre los ficheros que entraban y salían del perímetro corporativo.
- La trazabilidad de la información compartida con terceros.
- La capacidad de supervisión centralizada desde el área de seguridad.
- La exposición a Shadow IT y a fugas accidentales de información.
El reto
El reto principal consistía en:
- Estandarizar el intercambio de archivos en un canal corporativo seguro para más de 12.000 empleados.
- Reducir de forma significativa el uso de herramientas no autorizadas.
- Reforzar el control y la trazabilidad sobre la información que entra y sale de la organización.
- Hacerlo sin fricción para el usuario, manteniendo la operativa diaria y la calidad del servicio a clientes.
Objetivos del proyecto
Naturgy definió objetivos claros para el proyecto:
- Canal único y corporativo para el envío y recepción de archivos con internos y externos.
- Eliminación del Shadow IT asociado a soluciones de transferencia no controladas.
- Mayor trazabilidad y supervisión del ciclo de vida del documento, desde el envío hasta la descarga o expiración.
- Refuerzo del cumplimiento normativo y alineamiento con la estrategia de ciberseguridad de la compañía.
La solución: Tranxfer Exchange como canal corporativo seguro
Para dar respuesta a este reto, Naturgy seleccionó Tranxfer Exchange como canal corporativo de intercambio seguro de archivos con terceros. La plataforma permite enviar y recibir documentación sensible con cifrado, control de accesos, auditoría completa e integración en el ecosistema digital de la compañía.
Con Tranxfer Exchange, Naturgy dispone de:
- Un canal estandarizado y controlado para todas las transferencias de archivos.
- Trazabilidad completa sobre la información que entra y sale del perímetro corporativo.
- Control total del ciclo de vida del documento (expiración, permisos de acceso y descarga, evidencias de entrega).
- Un entorno alineado con las políticas de seguridad y cumplimiento normativo de la organización.
Implementación e integración en el entorno de Naturgy
El proyecto contempló el despliegue de Tranxfer Exchange y su integración con las infraestructuras de Naturgy, incluyendo:
- Integración con Active Directory
- Autenticación centralizada desde la infraestructura del cliente.
- Gestión homogénea de usuarios y permisos.
- Integración con SIEM
- Envío de eventos y logs al sistema corporativo de monitorización.
- Mayor visibilidad y capacidad de supervisión desde el área de seguridad.
- Personalización del look & feel
- Adaptación completa de la plataforma, manuales y notificaciones a la identidad visual de Naturgy.
- Refuerzo de la percepción de canal corporativo seguro por parte del empleado y de terceros.
- Soporte multidioma
- Facilita la adopción en una organización global, con usuarios distribuidos en distintos países.
- Ajustes funcionales a medida
- Adaptaciones específicas para alinear el intercambio de archivos con necesidades operativas concretas.
- Integración fluida en el día a día del negocio, sin cambiar de canal ni de hábitos de trabajo más de lo necesario.
El resultado es una solución plenamente integrada, alineada con los requisitos de seguridad y cumplimiento, y con una experiencia de uso sencilla para el usuario final.
Áreas implicadas
- CISO / Departamento de Seguridad
- Liderazgo del proyecto, definición de requisitos de seguridad, trazabilidad y cumplimiento.
- Coordinación con sistemas, negocio y otras áreas implicadas.
Uso diario: principales escenarios de intercambio
Hoy, Tranxfer Exchange es el canal de referencia en Naturgy para la transferencia segura de archivos en escenarios como:
- Envío y recepción de información sensible con externos
- Intercambio de documentación con clientes, proveedores y accionistas, con evidencias de entrega y control de accesos.
- Comunicaciones interdepartamentales con trazabilidad
- Envío de ficheros entre equipos internos con registro de acciones y control sobre el ciclo de vida del documento.
- Gestión documental con organismos públicos y entidades externas
- Compartición y recepción de documentación ligada a auditoría, supervisión, regulación y cumplimiento, con un canal seguro y auditable.
Resultados
Tras la implementación de Tranxfer Exchange, Naturgy ha logrado:
- Consolidar un canal corporativo de intercambio seguro de información, sustituyendo el uso de herramientas no autorizadas.
- Aumentar el control sobre los archivos que se envían y reciben, tanto a nivel interno como externo.
- Mejorar la trazabilidad de la información que entra y sale del perímetro corporativo, con registros detallados de actividad.
- Reducir el riesgo asociado al Shadow IT y a posibles fugas accidentales de información.
- Alinear el intercambio de archivos con la estrategia de ciberseguridad y cumplimiento normativo de la compañía, sin introducir fricción en la operativa diaria.
Testimonio
«Tranxfer es lo más seguro que tenemos y lo que debemos usar para enviar ficheros, antes que el drive, que el mail, por supuesto»
Carlos Manchado – (ex) CISO Naturgy
