EBMT, una sociedad sanitaria global que impulsa una mejor atención al paciente mediante terapias avanzadas (con oficinas en Barcelona, Leiden y París), gestiona un registro de pacientes y lleva a cabo estudios clínicos en colaboración con profesionales sanitarios, investigadores e instituciones que requieren intercambiar documentación clínica sensible cumpliendo el RGPD, las Buenas Prácticas Clínicas (BPC) y estrictos requisitos de trazabilidad.
Para EBMT, compartir un archivo no es solo productividad: cada transferencia debe mantener protección, control y trazabilidad durante todo su ciclo de vida.
El reto
EBMT necesitaba reforzar el intercambio seguro de información clínica sensible con hospitales y colaboradores externos bajo tres exigencias clave.
- Control y cumplimiento: sustituyendo el correo electrónico y los archivos protegidos con contraseña por un canal alineado con los requisitos de Compliance.
- Trazabilidad completa: con evidencia de quién accede a cada documento, cuándo lo hace y durante cuánto tiempo permanece disponible.
- Facilidad de uso: para garantizar la adopción por parte de los equipos internos y de los hospitales colaboradores, independientemente de su ubicación.
Además, era prioritario resolver la fricción técnica que generaban los firewalls de algunos hospitales al bloquear determinados envíos, así como disponer de un mecanismo único válido para una organización distribuida entre distintas oficinas europeas y trabajadores remotos.
La solución: Tranxfer Exchange
EBMT evaluó distintas alternativas y eligió Tranxfer Exchange como canal corporativo para el intercambio seguro de información con terceros, valorando especialmente trabajar con un proveedor europeo con almacenamiento de datos dentro de la Unión Europea.
Con Tranxfer, el intercambio de documentación clínica pasa a operar en un entorno controlado, sin depender de adjuntos por correo electrónico, con trazabilidad y audit trail completo de cada acceso y descarga, y con control sobre el ciclo de vida de la información gracias a la posibilidad de limitar el acceso y gestionar su eliminación.
El uso de Tranxfer también ha reducido la fricción con los sistemas de los hospitales, disminuyendo la dependencia de mecanismos menos adecuados como los archivos con contraseña. Todo ello sin generar resistencia entre los usuarios: la adopción ha sido fluida en equipos como: Equipos de Estudios, Marketing, Afiliación y Eventos.
Testimonio
«Cuando trabajas con información clínica sensible, no basta con enviar un archivo de forma segura. Necesitamos mantener el control sobre la información y disponer de trazabilidad sobre quién ha accedido a ella, cuándo lo ha hecho y durante cuánto tiempo ha estado disponible.
Tranxfer nos permite incorporar estos controles y disponer del audit trail que necesitamos, manteniendo al mismo tiempo una experiencia muy sencilla para nuestros usuarios y para los hospitales con los que colaboramos.»
— Iris Bargalló, Data Protection Officer & Quality Assurance Manager (EBMT)
«Si tuviéramos que definir Tranxfer en tres palabras: rápido, seguro y fácil.»
— Clara Frago, Biotechnologist, MSc & Clinical Research Quality Assurance Lead (EBMT)
Resultados clave
Los principales resultados obtenidos tras la implantación de Tranxfer incluyen: mayor control sobre el intercambio de información clínica sensible con terceros, trazabilidad completa de cada transferencia con evidencias auditables, reducción de la dependencia de métodos de intercambio menos seguros, una interacción más fluida con los entornos tecnológicos de los hospitales, y la capacidad de Compliance para demostrar qué ha ocurrido con la información después de compartirla.
Si tu organización necesita compartir información clínica sensible con hospitales, profesionales sanitarios o colaboradores externos sin comprometer el cumplimiento, en Tranxfer podemos ayudarte. Solicita una demo y descubre cómo reforzar la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento en cada envío.
